Secretaria Judiciária, a porta de entrada dos processos no tribunal

A Secretaria Judiciária (SJD), responsável pelo primeiro estágio do trâmite processual no Superior Tribunal de Justiça (STJ), tem, entre suas atribuições, a incumbência de analisar todas as ações originárias e os recursos recebidos para evitar que sejam processados aqueles que não atendam aos requisitos de admissão.

A unidade é composta pelo gabinete do secretário e por quatro coordenadorias, encarregadas de tarefas específicas no fluxo processual: atendimento e protocolo virtual; autuação e controle de dados processuais; triagem processual; e classificação e distribuição de processos.

É no âmbito da SJD que são definidos o órgão colegiado competente para o julgamento (conforme a classe processual e o assunto) e o ministro relator (mediante distribuição por sorteio eletrônico ou por prevenção), bem como são verificados e lançados no sistema informatizado os atributos específicos do processo (se há prioridade legal, pedidos de tutela de urgência, segredo judicial etc.), os sujeitos da lide (partes e advogados) e outros dados.

Triagem anterior à distribuição ampliou a ##competência## da secretaria

O titular da SJD, Augusto Gentil, explica que a secretaria, ao longo dos anos, "ressignificou o seu papel e se tornou uma unidade que realiza a triagem para encontrar, antes da distribuição, os processos que não atendam a algum requisito estabelecido em lei, identificando os que não são admissíveis e os que precisam passar por algum tipo de regularização".

Entre os filtros adotados na triagem dos recursos estão requisitos como a tempestividade, o recolhimento do preparo, o exaurimento da instância anterior, a ##representação## processual e o próprio cabimento do recurso, à luz dos critérios constitucionais e legais. Em algumas situações, quando o processo não é distribuído de imediato, a SJD intima a parte para regularizar o defeito; em outras, o recurso é encaminhado à Presidência da corte, que pode lhe negar seguimento ou determinar a intimação para correção do vício processual, quando possível.

Somente no ano de 2024, esse trabalho foi responsável por evitar a distribuição desnecessária de mais de 72 mil recursos especiais, agravos em recurso especial e recursos em mandado de segurança, dos quais cerca de 51 mil tinham vícios insanáveis e 21 mil, vícios sanáveis.

Cooperação institucional para reduzir a desjudicialização

A SJD também passou a ter um papel estratégico para o tribunal ao atuar em iniciativas voltadas para a desjudicialização, por meio de acordos de cooperação técnica firmados entre o STJ e grandes litigantes, como a Advocacia-Geral da União, o Banco do Brasil, a Procuradoria-Geral do Estado de São Paulo e o Ministério Público de Minas Gerais.

A principal contribuição da secretaria nesse esforço institucional pela redução do volume de processos em tramitação é um trabalho de análise para identificar as questões jurídicas que apresentam alta repetitividade e baixa probabilidade de êxito no STJ, por estarem em descompasso com os precedentes do tribunal.

A partir do compartilhamento desses dados, os maiores litigantes puderam reavaliar sua atuação judicial e adotar medidas concretas de desistências ou não interposição de recursos não só no âmbito do STJ, mas também nas demais instâncias do Poder Judiciário.

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Atendimento especializado ao público

A SJD é também responsável pelo serviço de atendimento judicial do tribunal, para prestação de informações ao público externo sobre a tramitação dos processos e assuntos gerais relacionados à área finalística da corte. Para realização dessa atividade, conta com equipe especializada que atende às demandas por telefone (61 3319-8410), email ([email protected]) e, ainda, de modo presencial.

O atendimento presencial é prestado por meio do Espaço do Advogado, ambiente onde são 00oferecidos vários serviços de apoio aos profissionais do direito, como o Ponto de Inclusão Digital (PID), que permite a prática de atos processuais por videoconferência em qualquer outro órgão judiciário – por exemplo, depoimentos de partes ou testemunhas, audiências e sustentação oral em julgamentos.

Além desses canais, a unidade disponibiliza desde 2021 o Balcão Virtual, plataforma de videoconferência que oferece ao público a experiência de atendimento virtual humanizado com possibilidade de tratamento individualizado das questões apresentadas. Apenas em 2024, o Balcão Virtual registou 13.493 atendimentos – uma média de mais de mil atendimentos por mês.

Em 2022, o atendimento do Balcão Virtual foi ampliado para dar suporte às audiências virtuais realizadas pela Presidência e pela Vice-Presidência do STJ. Em abril de 2023, o tribunal inaugurou a Sala Acessível do Balcão Virtual, para atender melhor as pessoas com deficiência ou algum tipo de limitação.

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